ในยุคที่ข้อมูลถือเป็นทรัพย์สินอันล้ำค่า การจัดการและปกป้องข้อมูลภายในองค์กรจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะกับช่องทางการสื่อสารหลักอย่าง Gmail ที่ใช้กันอยู่ทุกวัน Google จึงได้เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ล่าสุด Data Classification Labels ที่ช่วยให้องค์กรสามารถ ติดป้ายกำกับความลับของข้อมูลในอีเมลได้แบบละเอียดและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
Data Classification Labels ใน Gmail คืออะไร?
ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดป้ายกำกับ (Labels) ให้กับอีเมล เพื่อระบุระดับความสำคัญหรือความลับของข้อมูล เช่น Internal, Confidential หรือ Sensitive เป็นต้น โดยในฟีเจอร์นี้ผู้ใช้สามารถสร้างป้ายกำกับใหม่ หรือนำป้ายกำกับจาก Google Drive มาใช้ร่วมกันได้ ซึ่งการกำหนดป้ายกำกับเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการเข้าถึงและการส่งต่อข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ฟีเจอร์นี้สำคัญยังไง?
- ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล – ด้วยการตั้งกฎ DLP (Data Loss Prevention) ที่สามารถบล็อกการส่งอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญไปยังผู้รับที่ไม่เหมาะสม
- ให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ – เมื่อผู้ใช้พยายามส่งอีเมลที่มีการละเมิดนโยบาย ระบบจะแจ้งเตือนและแนะนำวิธีแก้ไขให้
- รองรับการใช้งานบนมือถือ – สามารถใช้งานได้ทั้งบน Android และ iOS ทำให้การจัดการข้อมูลปลอดภัยไม่ว่าจะใช้งานบนอุปกรณ์ใดก็ตาม
การใช้งานฟีเจอร์
สำหรับผู้ดูแลระบบ (Admins)
- เปิดใช้งานฟีเจอร์ผ่าน Admin Console > Security > Access and data control > Data protection
- ใช้ Label Manager เพื่อสร้างหรือ import ป้ายกำกับที่ต้องการ
- ตั้งกฎ DLP เพื่อควบคุมการส่งต่ออีเมลตามป้ายกำกับที่กำหนด
หมายเหตุ : หากองค์กรของคุณเคยเข้าร่วมการทดสอบเบต้า ฟีเจอร์นี้จะยังคงทำงานต่อได้โดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่
สำหรับผู้ใช้ทั่วไป (End Users)
- เมื่อส่งอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ ระบบอาจแสดงข้อความแจ้งเตือนหากละเมิดนโยบายที่กำหนด
- ผู้ใช้สามารถเลือกป้ายกำกับที่เหมาะกับอีเมลของตนเองได้ตามนโยบายขององค์กร
การใช้งานบนมือถือ
- สามารถใช้งานได้ทั้งบนแอป Gmail สำหรับ Android และ iOS
- การแจ้งเตือนและการบังคับใช้กฎ DLP บนมือถือจะเริ่มใช้งานได้ในเดือนพฤษภาคมนี้
ฟีเจอร์ดังกล่าวได้เปิดให้ใช้งานกันแล้วตั้งแต่วันที่ 23 เมษายน 2025 ในผู้ที่ใช้ Google Workspace Frontline (Starter และ Standard), Business (Standard และ Plus), Enterprise (Standard และ Plus), Education (Standard และ Plus) และ Nonprofits
สำหรับลูกค้า hostatom หากต้องการให้ทางเราช่วยตั้งค่า และดูแลระบบ Google Workspace เรามีทีมงานที่คอยให้บริการและช่วยเหลือ เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถใช้งาน Google Workspace ได้อย่างปลอดภัย และมั่นใจ
ที่มา : Google Workspace Updates
